Komentarz:

Koordynowanie działań związanych z pracą biura, sprawne przekazywaniem informacji oraz wspomaganie zadań prowadzonych przez działy administracyjne Firmy to zadanie trudne i wymagające bardzo wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Office Manager pracuje bowiem w „sercu” Firmy i jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych firmy.

Wychodząc naprzeciw coraz większym wymaganiom stawianym Office Menedżerom przygotowaliśmy dla Państwa unikalne szkolenie będące kompendium niezbędnych wiadomości potrzebnych w pracy każdego Office Menedeżera i Asystentek (Asystentów) zarządzających biurem. 

Podczas szkolenia:

Program:

Dzień 1:

Moduł 1. Prawo i dokumentacja.

Office Manager to stanowisko spotykane we wszystkich typach organizacji, niezależnie od wielkości. Osoba na tym stanowisku odpowiedzialna jest za sprawne funkcjonowanie biura. Zakres odpowiedzialności Office Managera jest szeroki i zależny od wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. Osoba taka musi jednak posiadać szereg cech osobowościowych oraz podstawy merytoryczne, bez których poradzenie sobie na tym stanowisku będzie bardzo trudne.
Podczas szkolenia dowiesz się, na co zwracać uwagę w codziennej pracy z dokumentami, jak zweryfikować kontrahenta, jak korzystać z regulacji prawnych. Omówimy również nowelizacje Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i ich wpływ na dokumentację korporacyjną spółek.

1. Kompetencje, predyspozycje i umiejętności.
   Kim jest współczesny Office Manager? Analiza zakresu obowiązków, oczekiwania pracodawców i niezbędne kompetencje.
2. Dokumentacja w pracy Office Managera.
   • Zasady prawidłowego podpisywania dokumentów.
   • Parafka – przyzwyczajenie czy wymóg formalny?
   • Jak zweryfikować kontrahenta? Rodzaje ogólnodostępnych rejestrów i zakres publikowanych informacji.
   • Pełnomocnictwo – jak nie przekroczyć umocowania? Odpowiedzialność pełnomocnika i członków Zarządu. Odwołanie, wygaśniecie, zrzeczenie sie pełnomocnictwa. Przykłady przydatnych zapisów.
   • Dlaczego warto prowadzić rejestr pełnomocnictw? Omówienie przykładów.
   • Prokura w obrocie gospodarczym – zakres umocowania i odpowiedzialność prokurenta.
   • Jakie informacje zgodnie z ksh powinny zawierać pisma i zamówienia handlowe spółek?
3. Jak wykorzystać odpis z KRS w codziennej pracy?
   • Jakie informacje zawiera odpis z KRS? Analiza odpisu aktualnego, przykłady wykorzystania w codziennej pracy.
   • W jakich sytuacjach przyda się odpis pełny z KRS?
   • Zgłaszanie zmiany danych przez przedsiębiorców – terminy i podstawa prawna.
   • Najczęściej aktualizowane dane. Procedura aktualizacji i konsekwencje uchybień.
   • Domniemanie prawdziwości wpisu – na czym polega i jakie są skutki dla przedsiębiorcy?
   • Kto podszywa się pod KRS? Przykłady pism wzywających do wniesienia opłat rejestracyjnych lub z tytułu aktualizacji.
   • Co zawierają akta rejestrowe spółek? Przeglądanie akt i zasady udostępniania.
   • Nowelizacje ustawy o KRS – najważniejsze zmiany obowiązujące od 1 grudnia 2014 roku i 15 stycznia 2015 roku.
4. Jak forma prawna organizacji wpływa na decyzyjność członków organów spółki?
   • Kto reprezentuje spółkę z o.o., akcyjną i komandytową? Organy w spółkach prawa handlowego i ich kompetencje.
   • Tryb podejmowania decyzji w spółkach prawa handlowego.
   • Obowiązek uzyskania zgody korporacyjnej – zapisy Ksh a umowy spółki.
   • Tekst jednolity umowy spółki – w jakich sytuacjach będzie potrzebny, zasady tworzenia, tryb wprowadzenia zmian w umowie spółki.
   • Podstawowe dokumenty rejestrowe spółek. Tryb nadawania numeru NIP i REGON po nowelizacji ustawy o KRS. Zasady wydawania potwierdzeń o nadanych numerach.
   • Jak się bronić przed stereotypami? Ważność elektronicznych odpisów i wydruków pobranych z ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych, art. 4 a ustawy o KRS.
5. Jak skutecznie zawierać umowy?
   • Rodzaje umów i tryby zawierania. W jakich sytuacjach wymagane jest notarialne poświadczenie podpisu lub forma aktu notarialnego?
   • Jak wykorzystać check-listę podczas weryfikacji zapisów umowy?
   • Najczęściej spotykanie błędy w umowach i ich skutki. Omówienie przykładów.
   • Sposoby rozwiązywania umów w praktyce. Przykładowe zapisy.
   • Zabezpieczenie wykonania umowy – kary, odszkodowania, zasady wymiany lub zwrotu towaru, opóźnienia, wykonanie umowy niezgodne z ustaleniami.
   • Znaczenie zapisów dotyczących doręczenia pism i zawiadomień. Adres rejestrowy i korespondencyjny, adres oddziału, przedstawicielstwa, tryb kontaktu z kontrahentem zapisany w umowie – znaczenie dla prawidłowego wykonania umowy i efektywnego obiegu dokumentacji.
     Optymalizacja jako narzędzie pracy Office Managera
   • Jak przygotować projekt optymalizacji? Analiza danych zakupowych a optymalizacja procesu zakupów.
   • Jak skutecznie wdrożyć optymalizację? Jak pokonać bariery i zakończyć projekt powodzeniem.
   • Sposoby zbierania ofert – elementy zapytania ofertowego, znaczenie relacji z dostawcą, czynniki kształtujące pozycję negocjacyjną.
   • Jak zaprezentować ofertę przełożonemu? Analiza przykładowych raportów.

Dzień 2:

Moduł 1:

1. Postawa i rola Office Menedżera, samoświadomość, postawa, zachowania zarządzanie.
   • Strategia zamiany problemu na cel, jest to narzędzie pozwalające nam skrócić czas negocjacji i osiągnąć spodziewany wynik nawet w sytuacjach konfliktu.
   • Model SMART – zarządzanie celami.
   • Zarządzanie trudnymi sytuacjami. Radzenie sobie z trudnymi pytaniami, wątpliwościami i zastrzeżeniami przy użyciu języka perswazji.
   • Motywowanie.
     • Czynniki motywujące i demotywujące pracowników - model Hertzberga;
     • Rozmowa z pracownikiem;
     • Sztuka delegowania i egzekwowania.
2. Komunikacja i jej znaczenie dla Office Managera - Standardy dobrej komunikacji z klientem wewnętrznym i zewnętrznym.
   • Diagnoza umiejętności komunikacji Office Menedżera.
   • Zakłócenia w komunikacji.
   • Jak mówić, aby ludzie czuli się rozumiani, a nie ignorowani?
   • Na czym polega język świata rozmówcy.
   • Dopasowanie do rozmówcy – zastosowanie indywidualnych stylów komunikacyjnych – diagnoza.
   • Jak przekazać swoje stanowisko, by było ono rozumiane?
   • doskonalenie umiejętności w sytuacjach ćwiczeniowych. Aranżacja trudnych sytuacji oraz informacja zwrotna i powtórzenia z zastosowaniem nowych możliwości.
   • Rola dystansu i angażowania się w komunikacji.
   • Zbieranie informacji o potrzebach działów w firmie.
   • Uzyskanie informacji od przełożonych.
3. Inteligencja emocjonalna Office Managera.
   • Umiejętność panowania nad emocjami a sztuka autoprezentacji.
   • Komunikacja werbalna i niewerbalna.
   • Kontrola w relacjach z innymi.
   • Wewnętrzny dialog a emocje.
   • Inteligencja emocjonalna, empatia.
   • Wnioski ze spotkań z pracownikami i klientami.
4. Asertywność Office menedżera.
   • Co to znaczy być asertywnym?
   • Stosowanie drabinki interwencji w rozmowie z pracownikiem. Koncepcja Pameli Butler.
   • Jak mnie widzą inni?
   • Kiedy należy powiedzieć „nie”, czyli asertywne stawianie granic.
   • Technika zdartej płyty i zamglenia.
   • Udzielanie pracownikom pozytywnej i negatywnej informacji zwrotnej.
5. Efektywność oraz organizacja czasu pracy Office Menedżera.
   • Jaką strukturę czasu posiada Office Menedżer? – diagnoza.
   • Jaki wpływ ma Twoja struktura czasu na organizowanie działań i zadań?
   • Jak postrzegasz czas – test postrzegania wg Zimbardo? – diagnoza.
   • Jakie są Twoje kluczowe obszary działania?
   • W jaki sposób wartościujesz czas?

Moduł 2:

1. Savoir-vivre - wprowadzenie i definicja.
   • Co to jest współczesny savoir-vivre, z czym się powinien kojarzyć?
   • Jakie są podstawowe cechy człowieka dobrze wychowanego?
2. Ubiór – jak cię widzą, tak cię piszą.
   • Jak powinien dobierać swoją garderobę elegancki office manager - czego unikać?
   • Jak budować wizerunek profesjonalnego office managera.
   • Klasyfikacja ubiorów biznesowych.
3. Precedencja na co dzień.
   • Zasada pierwszeństwa.
   • Przedstawianie.
   • Podawanie ręki, ukłony.
   • Wizytówki.
4. Stosunki damsko-męskie.
   • na ulicy,
   • w pracy,
   • w delegacji,
   • na przyjęciu,
   • całowanie po rękach.
5. O zachowaniu się przy stole. podstawowe zasady, jak się zachowywać podczas służbowych posiłków.
6. Współczesne narzędzia office managera w ujęciu savoir-vivre.
   • Korespondencja e-mail.
   • Używanie telefonu komórkowego.

Moduł 3. Mindmapping. Trening kreatywnych techniki zapamiętywania.

1. Notatka 3D.
   • Architektura przyrody i naturalny akcelerator pamięci.
   • Kartografia umysłu.
2. Techniki mapowania w pracy.
   • Reorganizacja porządku zebrania, narady, konferencji.
   • Notatka twórcza a notatka odtwórcza.
   • Prawo Wolnej Przestrzeni Tony`ego Buzana.
   • 7 filarów technik kreatywnego mapowania.
3. iMindMap – komputerowe mapy myśli.
   • Przegląd funkcjonalności programu iMindMap v.4.1 w wersji polskiej.
   • Brain Managment – współczesne aspekty wykorzystania intelektu.
4. Indywidualne mapy myśli - ćwiczenia.

Po pomyślnym zaliczeniu testów Uczestnik otrzyma Certyfikat Office Managera.

Prowadzący:

Małgorzata Wozba 

Specjalista i praktyk w zakresie prowadzenia biura Zarządu i obsługi korporacyjnej organów spółek.

Zaczynała karierę od stanowiska asystentki, aktualnie rozwija własną firmę specjalizującą się w obsłudze administracyjnej i korporacyjnej spółek w modelu outsourcingowym. Posiada doświadczenie w pracy na stanowisku dyrektora biura Zarządu oraz dyrektora finansowego. Podczas szkoleń zwraca uwagę na praktyczne aspekty pracy z dokumentami, konieczność dobrej organizacji  i znajomość kluczowych zagadnień prawnych. Ulubione tematy to obsługa kancelaryjna, obieg i archiwizacja dokumentów, tworzenie procedur, analiza procesów biznesowych i projektowanie rozwiązań systemowych wspierających pracę sekretariatu i biura Zarządu.

,,Praca w biurze nie jest nudna. Przeciwnie wymaga od nas wszechstronności i umiejętności poruszania się w wielu wymiarach, prowadzenia kilku wątków jednocześnie. Konieczna jest dobra organizacja, umiejętność planowania i przewidywania oraz logiczne myślenie. Nawet na moment nie można stracić równowagi, zbyt wiele spraw zależy od naszej sprawności. Praca asystentek, kierowników biur, office managerów czy pracowników administracji jest dobrą szkołą zarządzania. Uczy, jak ważna jest umiejętność koordynowania powierzonych zadań i podejmowania decyzji. Nauczę Cię, jak prowadzić biuro i być najlepszym.”

Wykształcenie: absolwentka wydziału Polonistyki UW, dziennikarstwa (Wyższa Szkoła dziennikarstwa im. Melchiora Wańkowicza). Studia podyplomowe PR w praktyce (Akademia Leona Koźmińskiego).

 

Piotr Wiśniewski

Prakseolog, trener, konsultant, absolwent Uniwersytetu Warszawskiego, certyfikowany trener zarządzania, praktyk sprzedaży i negocjacji, posiada doświadczenie biznesowe, szkolił się m.in. Instytut International d’Administration Public W Paryżu, School of Business Univercity of Wisconsin – Madison.     

Posiada 25 - letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń  z zakresu sprzedaży, negocjacji, marketingu, organizacji pracy i zarządzania, 20 - letnie doświadczenie w projektowaniu i organizowaniu  usług doradczych i szkoleniowych, projektowaniu szkoleń, tworzeniu autorskich gier symulacyjnych i działań doradczych oraz dopasowywaniu programów zajęć i działań rozwojowych do misji i polityki wewnętrznej firmy.

Autor szeregu publikacji nt. zarządzania i funkcjonowania firm oraz marketingu i sprzedaży, Kierownik i koordynator różnorodnych projektów szkoleniowych.

Prowadził szkolenia m.in. dla firm : ABB, Bombardier, Cargill, Dromex, Feber, Gerlach, Intercell, Johnson & Johnson, Le Roy Merlin, Master Food, NBP, Nafta Polska, Nobiles, Oriflame, Orlen, PGNiG, Philips, PZU, Raben, TP SA,  Unilever, Vatenfall  

Jego  pasją nie tylko w pracy jest komunikacja społeczna oraz etnologia biznesu, jak również gry strategiczne.

W wolnych chwilach chętnie wędruje po górach, uprawia nietypowe sporty i zajmuje się historią.

 

Leszek Leopold baron von Biberstein Kazimierski

Uznany trener, doradca i coach. Menedżer projektów szkoleniowych i doradczych dla wielu znanych firm i korporacji. Prowadzi szkolenia i konsultacje od 1996 roku. Wykładowca w Katedrze Unesco na Uniwersytecie Jagiellońskim. Absolwent szkolenia konsularno-dyplomatycznego Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP.

Założyciel Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Kijowie – posiada wieloletnie praktyczne doświadczenie w organizacji i zarządzaniu. Tłumacz przysięgły i poliglota (włada 8 językami).

Autor: książki „Współczesny savoir-vivre”, fachowych artykułów i porad w czasopismach branżowych i popularnych periodykach, ekspert zapraszany do udziału w wielu programach telewizyjnych i radiowych. (TVP-2, TVN, TVN Style, Polskie Radio Kraków).

Szkolił m.in. pracowników takich firm jak: BADER Polska, BANK ŚLĄSKI, BP, COMMERCIAL UNION, ERGO HESTIA, FINANCIAL MARKETING GROUP, POLSKA GRUPA FARMACEUTYCZNA, G4S, GÓRNOŚLĄSKI ZAKŁAD ELEKTROENERGERTYCZNY, Health & Beauty Media, HOCHLAND, INSTYTUT NAFTY I GAZU, ISUZU Motors Polska, „JELFA”, LASY PAŃSTWOWE, MAKRO Cash & Carry Polska SA, McDONALD’S Polska, MAXTEL, METALLCHEMIE Polska, NEOPLAN Polska, PAUL HARTMANN Polska, PLIVA Kraków, POLSKIE SIECI ELEKTROENERGETYCZNE, POŁUDNIOWY KONCERN ENERGETYCZNY, PU HOLTUR, SOLIDEX, TELENERGO, UNILEVER, VISON EXPRESS, WEBOLIT Polska, Zakłady Mięsne DUDA BIS.

 

Jarosław Mateński

Jeden z kilku trenerów – Polaków posiadający Międzynarodowy Certyfikat Mindmappingu z oficjalną akredytacją BuzanOnline Ltd. Cardiff (UK) do prowadzenia szkoleń z zakresu tworzenia i wykorzystywania map myśli w programie Buzan’s iMindMap. Pracował jako dziennikarz i wydawca w Redakcji Edukacyjnej Telewizji Polskiej, b. prezes BNI BELWEDER - Business Network International.

Koszt uczestnictwa:

750 PLN + VAT

DRUGA I KOLEJNA OSOBA Z JEDNEJ FIRMY - 50% RABATU!
   

ZAPISZ SIĘ

Cena szkolenia bez VAT dla osób opłacających szkolenie w 70% lub w całości ze środków publicznych. Formularz oświadczenia>>  

Ilość miejsc ograniczona! Decyduje kolejność nadesłanych kart zgłoszenia.

Warunkiem uczestnictwa:

jest wysłanie załączonej karty zgłoszenia pod nr faxu: (22) 203 47 01 lub skanu karty mailem: szkolenia@mayagency.com.pl

W ramach szkolenia zapewniamy:

Harmonogram:

Dzień 1 

godz. 09.00 – 09.15 - powitanie przy kawie

godz. 09.15 – 11.30 - zajęcia

godz. 11.30 – 11.45 - przerwa kawowa

godz. 11.45 - 13.00 - zajęcia

godz. 13.00 - 14.00 - obiad

godz. 14.00 - 15.30 - zajęcia

godz. 15.30 – 15.45 - przerwa kawowa

godz. 15.45 - 17.00 - zajęcia 

Dzień 2 

godz. 09.00 – 09.15 - powitanie przy kawie

godz. 09.15 – 11.30 - zajęcia

godz. 11.30 – 11.45 - przerwa kawowa

godz. 11.45 - 13.00 - zajęcia

godz. 13.00 - 14.00 - obiad

godz. 14.00 - 15.30 - zajęcia

godz. 15.30 – 15.45 - przerwa kawowa

godz. 15.45 - 17.00 - zajęcia 

 

Warunki rezygnacji:

Rezygnację przyjmujemy najpóźniej 7 dni przed szkoleniem w formie pisemnej (e-mail). Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów w 100%. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty

Prawa Autorskie Copyright © 2016 MAY AGENCY SPEAKERS TRAINING & CONSULTING 

Dokumenty, grafiki, skrypty i inne pliki tworzące portal www.mayagency.pl są własnością MAY AGENCY TRAINING SPEAKERS & CONSULTING. Wszystkie znaki towarowe zostały użyte tylko w celach informacyjnych i należą do ich właścicieli, chyba że są oznaczone jako "COPY FREE" lub "BEZ OGRANICZEŃ". Zawartość stron, oraz innych publikacji autorstwa MAY AGENCY TRAINING SPEAKERS & CONSULTING podlega ochronie prawa autorskiego.

Prawa autorskie programów szkoleniowych należą do ich autorów. MAY AGENCY TRAINING SPEAKERS & CONSULTING zezwala na kopiowanie dokumentów publikowanych na stronie www.mayagency.com.pl tylko w celach prywatnych. Kopiowanie w celach komercyjnych lub nieprywatnych i rozpowszechnianie jakąkolwiek metodą poligraficzną, czy elektroniczną jest zabronione, chyba że zostało inaczej uzgodnione z Radcą Prawnym MAY AGENCY TRAINING SPEAKERS & CONSULTING (tel. (22) 201 28 22).

Pojedyncze dokumenty publikowane przez MAY AGENCY TRAINING SPEAKERS & CONSULTING w internecie mogą zawierać inne notki z prawami autorskimi związane z tymi dokumentami.